Impakti i përcjellë tek administrata shtetërore pas implementimit të rregullores për njësimin e punës me dokumentat

Abstract

Në vendin tonë, që nga momenti i hartimit të alfabetit të gjuhës shqipe, vijimi ndër shekuj i mësimit të shqipes për masën e gjerë të popullatës, arritja e unifikimit të gjuhës me anë të standardit dhe përhapja e tij në të gjithë vendit, janë disa nga sfidat me të
cilat është përballuar gjuha shqipe. Paralelisht me zhvillimin dhe ndryshimin e shqipes sipas trysnive dhe orientimeve politike e shoqërore të kohës, ka ecur edhe shkrimi i dokumenteve zyrtare në gjuhën shqipe, si një nga mënyrat për të vërtetuar qenësinë e shtetit shqiptar në botë. Në periudha të ndryshme historike janë pikërisht dokumentet e hartuara prej zyrtarëve të kohës të cilat faktojnë në një mënyrë apo një tjetër atë që kanë jetuar paraardhësit tanë. Mënyra e hartimit të dokumenteve jep mjaft të dhëna interesante për kohën, të dhëna këto jo vetëm për situatën politike, por edhe për nivelin shoqëror, intelektual, botëkuptimin e
shqipfolësve dhe nëpërmjet vëzhgimit të dokumenteve në periudha të ndryshme kohore çdo studiues ka mundësi të bëjë analizat përkatëse sipas natyrës së studimit që ai/ajo ka përzgjedhur. Në ditët e sotme dokumentet në letër nuk janë të vetme mënyra komunikimi mes punonjësve apo institucioneve që konsiderohen si komunikim zyrtar, pasi merren si të mirëqena e zyrtare edhe dokumentimi i shkresave dërguar me e-mail apo mënyra të tjera digjitale. Por, edhe pse teknologjia ka përparuar për të shpejtuar mënyrën e komunikimit dhe përcjelljen e informacioneve, sërish vlera e dokumentit të shkruar nuk do t’i bjerë asnjëherë dhe çdo mënyrë tjetër përcjelljeje të informacionit, përveç dokumentit të shkruar në letër, do të mbetet vetëm një element shtesë, ndihmës i momentit. Implementimi i Vendimit Nr. 4 datë 19.06.2017 për miratimin e “Rregullores së njësuar të punës me dokumentet në autoritetet publike të RSH” ka pasur impakt pozitiv në administratë. Menjëherë filloi t’i jepej vlera e merituar punës së dokumenteve të arkivit dhe përpunimit të tyre për t’i dorëzuar në institucionet përkatëse, pasi u përcaktua edhe një herë saktë procedura që do të ndiqej për to. Ndër vite puna e dokumenteve në arkiva linte shumë për të dëshiruar, sepse nuk i ishte dhënë rëndësia e duhur. Kështu që në arkiva të institucioneve viheshin re mjaft problematika. Megjithatë, me miratimin e “Rregullores së njësuar të punës me dokumentet në autoritetet publike të RSH” institucionet filluan të reflektojnë dhe të merrnin masa përkatëse për vendosjen në zbatim të saj për secilin nen të parashikuar në të, për sa i përket përpunimit të dokumentacionit në arkiv dhe vijimin me procedurat e tjera, siç ishte dorëzimi tek institucionet përkatëse apo asgjësimi për pjesën tjetër që u kishte kaluar afati. Njëkohësisht rëndësi të veçantë iu kushtua dhe ngritja e urdhrave të brendshëm përkatës për miratimin e njësimit të dokumenteve administrative, duke bërë të mundur, që të gjithë institucionet për të njëjtin dokument të kishin të njëjtin format. Në këtë mënyrë u bë e mundur, njëkohësisht, edhe njësimi dhe vendosja e një standardi për konceptimin e dokumenteve në të gjitha institucionet njëlloj. Impakti i dhënë deri tani është se implementimi i plotë dhe me përgjegjshmëri i kësaj rregulloreje do të rezultojë pozitiv dhe me rezultate të kënaqshme për brezat e ardhshëm, të cilët do të ndihen krenar për ndërveprimet e ndërmarra nga të gjithë ne sot.