Ngritja e nivelit të vetëdijësimit të stafit të administratës publike në mbrojtjen e dokumentacionit arkivor

Abstract

Institucionet e administratës publike si dhe institucionet e tjera publiko-private dhe private gjatë veprimtarisë së tyre krijojnë sasi të madhe të dokumenteve arkivore. Ato dokumente janë burim i rëndësishëm i informatave për funksionimin e atyre institucioneve, por më vonë edhe burim i rëndësishëm për veprimtarinë kërkimore, shkencore dhe historike. Dokumentet e krijuara gjatë veprimtarisë së punës së institucioneve publike janë bazë e informatave që i nevojiten stafit për përmbushjen e detyrave të tyre të punës, duke filluar nga ato ditore, javore, mujore e vjetore si dhe në shumë procese të punës gjatë vendimmarrjes. Duke u bazuar në këtë, krijuesit dhe poseduesit e dokumenteve arkivore duhet t’i kushtojnë kujdes të veçantë ruajtjes dhe mbrojtjes së dokumenteve arkivore që janë krijuar në veprimtarinë e tyre profesionale. Me dispozitat ligjore kombëtare dhe standardet ndërkombëtare të menaxhimit të dokumenteve arkivore janë rregulluar procedurat e menaxhimit të dokumenteve arkivore në formën klasike, në letër dhe në formën elektronike që nga momenti i krijimit, ruajtjes, shfrytëzimit e deri te dorëzimi në arkivin kompetent. Te krijuesit dokumentet ruhen në afatin e caktuar ligjor. Stafi që krijon dokumente ato i ruan në arkivin doracak (zyrë të punës) dy vjet e pastaj ato dorëzohen në depon e arkivit të institucionit me procesverbal, përveç atyre dokumenteve që iu nevojiten për punë operative. Ato dokumente pas 30 vjetëve, të seleksionuara e të regjistruara me procesverbal, i dorëzohen arkivit kompetent. Për kryerjen e këtyre punëve duhet një staf i përgatitur profesionalisht që, fatkeqësisht, në Kosovë ende nuk e kemi në nivelin e duhur. Andaj, Instituti i Kosovës për Administratë Publike (IKAP), si institucion kompetent në nivel të Republikës së Kosovës për trajnimin e stafit të administratës publike, në bashkëpunim me Agjencinë Shtetërore të Arkivave të Kosovës (AShAK), duhet të organizojë trajnime në aftësimin profesional të stafit të institucioneve të administratës publike që krijojnë dokumente arkivore dhe në ngritjen e vetëdijes për rëndësinë e atij dokumentacioni me vlerë juridike, shkencore e historike dhe që e ka cilësinë e monumentit kulturor.