Gjetja, komunikimi dhe ruajtja e informatave në institucionet arkivore
Abstract
Arkivat me dokumentacionin me të cilin posedojnë janë duke kontribuar në shkrimin e historisë. Se si e dokumenton dhe e ruan populli i një vendi këtë histori, kjo do të jetë esenciale për studimet e ardhshme. Roli i arkivave është vendimtar në përmbushjen e këtij misioni. Ato duhet të ndërtojnë dhe të ruajnë kujtesën e popullit për brezat e ardhshëm. Studiuesit e shumtë në arkiva që dita ditës po rritën kanë nevojë për qasje në informata. Gjetja dhe këmbimi i informatave është një prej elementeve qenësore në botën digjitale në të cilën jetojmë. Në deceniet e fundit të këtij shekulli kemi të bëjmë me vërshimin e informatave të shuma të krijuara dhe të përfshira në dokumentet arkivore klasike, e sidomos në ato elektronike. Kjo po vështirëson gjetjen e tyre. Në këtë drejtim arkivistët e botës, nëpërmjet të Këshillit Ndërkombëtar të Arkivave, kanë miratuar disa standarde për përshkrimin, shfrytëzimin, gjetjen, qasjen, publikimin e tjerë të dokumenteve arkivore. Arkivat duhet të përfshihen në këto procese të punës të cilat janë edhe në domenin e tyre. Dokumentet e shumta vështirësojnë gjetjen e tyre. Informata e cila nuk mund të gjendët praktikisht është e padobishme. Gjithashtu, nëse harxhojmë shumë kohë dhe mundim në gjetjen e ndonjë informate, atëherë ajo humb edhe në vlerën e saj. Të gjitha dokumentet dhe format e informacionit (video, dokumente në letër, elektronike, audio-vizuale, etj.) nuk janë të dobishme nëse nuk mund të gjendën dhe prapë të shfrytëzohen. Vlera e gjetjes së shpejt të të dhënave do të thotë shumë. Sepse gjetja e shpejt e të dhënave është një prej synimeve qenësore të arkivistikës, përkatësisht informatikës së sotme bashkëkohore.
Komunikimi është këmbim i informatave dhe ideve. Komunikim i suksesshëm nënkupton që informata është pranuar në formë të saktë në aspektin e përmbajtjes dhe rëndësisë që e ka përcaktuar dërguesi. Komunikimi e ka përmbajtjen për të cilën flitet si dhe kontekstin në të cilën porosia (mesazhi) është vendosur. Komunikimi është shkathtësi. Qëllimi i efikasitetit të komunikimit është bartja e informatave, mesazheve dhe përvojave. Informatat duhet të jenë të sakta. Në këtë punim në pika të shkurtra do të shqyrtohen këto çështje:Standardi ndërkombëtar për kodifikimin e mjeteve informative ndihmëse të cilat shfrytëzohen në qarkun
informativ, i quajtur EAD – Encoded Atrchival Description; Metatëdhënat dhe Qasja në informata
