Metodologjia e përpilimit të planit strategjik të arkivit

Abstract

Çdo institucion publik, patjetër edhe Agjencia Shtetërore e Arkivave e Kosovës, është i obliguar ta hartojë planin strategjik pesëvjeçar duke u mbështetur në “Udhëzimin Administrativ të Qeverisë së Kosovës (GRK) nr. 7/2018) për Planifikimin dhe Hartimin e Dokumenteve Strategjike dhe Planeve të Veprimit”. Plani strategjik mbështetet kryesisht në planet vjetore të Agjencisë. Për hartimin e planit strategjik fillimisht duhet të vështrohet gjendja e shërbimit arkivor në Kosovë, të bëhet analizë strategjike e programeve, e aftësisë organizative, e zhvillimit të objektivave kryesore dhe të objektivave specifike. Po ashtu, duhet bërë analizë të shërbimeve, përkatësisht departamenteve dhe divizioneve të Agjencisë, siç janë: mbrojtja e lëndës arkivore jashtë arkivit dhe pranimi i saj, shërbimi i rregullimit dhe përpunimit të lëndës arkivore, konservimi dhe restaurimi i lëndës arkivore të dëmtuar, digjitalizimi i lëndës arkivore, puna me shfrytëzues të lëndës arkivore, hartimi i mjeteve informative-shkencore, hulumtimi dhe publikimi i lëndës arkivore dhe punët e tjera profesionale dhe shkencore të Agjencisë. Në kuadër të planit strategjik duhet të përfshihen edhe shërbimet mbështetëse, siç janë: financat, burimet njerëzore, administrata, siguria etj. Qëllimi i planit strategjik të arkivave është që të mundësojë realizimin e misionit të arkivave në mënyrë sa më efektive. Ai duhet të bazohet në shtyllat kryesore të veprimtarisë së arkivit dhe të paraqesë një qartësi rreth perspektivës së arkivave. Plani strategjik pesëvjeçar do t’i mundësojë arkivit që t’i arrijë më mirë qëllimet për të arritur rezultate koherente (p. sh., arkivat digjitale, renovimin dhe zgjerimin e ndërtesës, shtimin e punëve të përditësuara, strukturën e personelit arkivor etj.). Pjesë e planit strategjik është edhe plani i veprimit që duhet hartuar hollësisht sipas periudhave kohore me koston financiare.